La maggior parte delle carte componenti il fondo, a causa del deterioramento subito per una lunga conservazione in luoghi non idonei, sono state sottoposte nel 2009 a sanificazione massiva. La sanificazione è stata operata dalla Ditta Frati e Livi attraverso un processo di deumidificazione e disinfestazione effettuato in un impianto di liofilizzazione "Book's wind" che sfrutta l'effetto del vuoto, dello stress termico e della disidratazione senza il ricorso a sostanze tossiche, velenose o cancerogene; tale processo è stato seguito da una spolveratura manuale con pennello e soffiante sotto cappa aspirante con contestuale dismissione dei vecchi faldoni sostituiti da una fascia di carta barriera. Nel 2013-2014 la documentazione è stata inventariata: contestualmente alla redazione dello strumento di corredo è stata effettuata un'ulteriore attenta bonifica delle carte dalle attaches, dai chiodini e dai fermacarte residui che sono stati sostituiti con piccole strisce di carta. Dopo tale operazione è stata effettuata la sostituzione della maggior parte dei fascicoli (cartelle) ed il ricondizionamento della documentazione in nuovi appositi faldoni (incarti) acid free.
Il fondo raccoglie la documentazione prodotta da diversi uffici e servizi dell'Istituto Nazionale delle Assicurazioni nella sua attività assicurativa extranazionale: fra le due guerra infatti l'Istituto operò con proprie rappresentanze, agenzie generali e società collegate - Le Assicurazioni d'Italia e Fiume - anche nelle colonie: Libia, Somalia, Eritrea ed Etiopia (quelle del Corno d'Africa divenute, dal 1936, l'AOI, Africa Orientale Italiana) e all'estero, in Europa: Spagna, Francia, Austria, Liechtenstein, Croazia Ungheria (qui tramite la controlla della Fiume, Astra), Montenegro, Albania e Grecia, in Asia: Turchia, Siria e Palestina ed in Africa: Egitto, Sudan e Tunisia.
Le carte sono relative al primo impianto delle attività assicurative nei diversi paesi, ai rapporti con le autorità locali e quelle italiane, ai rapporti fra la direzione generale dell'INA e le varie rappresentanze ed agenzie generali ed alla produzione industriale (assicurazioni) raggiunta. Si tratta di corrispondenza, relazioni, indagini sui mercati locali, situazioni contabili, condizioni di polizza, bilanci, pubblicità. Per un periodo, negli anni Trenta, tutte le attività estere dell'Isituto Nazionale delle Assicurazioni sono state gestite dalla società collegata Praevidentia.
La maggior parte delle carte componenti il fondo sono state versate nel 1939* dalla soc. Praevidentia, al termine della gestione delle attività estere dell'Isituto Nazionale delle Assicurazioni ad essa affidate (vd. Serie Pratiche diverse relative all'estero, incarto 4, cartella 27), all'Ispettorato generale lavoro estero, AOI e Albania diretto dal rag. Alessandro Scaramelli; l'ispettorato è poi confluito nel Servizio organizzazione INA in base alla delibera del Consiglio di amministrazione del 23/01/1957 (p. 169). Alla fine della seconda guerra mondiale, dopo la definitiva chiusura della quasi totalità delle rappresentanze, dei fascicoli provenenienti da alcune di esse sono confluiti nella carte del fondo. Successivamente il tutto è pervenuto all'Archivio Storico che ne ha curato il riordino (2013-2014).
* Ordine di servizio INA n. 398 del 15 dicembre 1939/XVIII
Modalità: vd. Regolamento Archivio Storico
Inventario a cura del Dott. Simone Conversi
Fondo Verbali - Fondo Colonie (Fondo storico immobiliare) - Fondo del Direttore Generale Prof. Annetto Puggioni - Fondo dei vertici INA 1943-1948
Le carte componenti il fondo sono ordinate in incarti (faldoni) e cartelle (fascicoli); quando talvolta un incarto è diviso in più faldoni questo è segnalato nella scheda. Non è possibile dire quando questo ordinamento sia stato definito ma essendo storico, ed esistendo molti riferimenti interni, è stato mantenuto (spesso è presente l'indice delle cartelle contenute nel singolo incarto). Gli incarti privi di numero sono stati posti in coda cosi come nell'incarto le cartelle prive di numerazione. Per quanto attiene all'ordinamento strutturale del fondo non essendoci indicazioni archivistiche in merito si è ritenuto opportuno creare tre subfondi, il primo relativo alle rappresentanze INA nelle ex colonie e nei territori annessi allo Stato italiano nel periodo del secondo conflitto mondiale, il secondo relativo a quelle istituite all'estero ed un terzo relativo a pratiche varie relative in generale all'estero; i primi due subfondi sono divisi in serie. Per quanto riguarda il subfondo colonie si è optato per una disposizione delle serie basata sulla cronologia della colonizzazione italiana. Per quanto attiene invece al subfondo estero, essendo intervenute nel corso del tempo diverse ed importanti modificazioni statuali, si è ritenuto opportuno mantenere le indicazioni originali dei paesi e delle loro associazioni ordinando pertanto le serie geograficamente in senso orario a partire dalla Spagna fino all'Isola di Malta; in coda sono state collocate le serie relative ad Argentina, Brasile e Stati Uniti d'America paesi dove l'Istituto non giunse ad impiantare delle rappresentanza od agenzie generali nonostante i mercati di tali nazioni fossero stati oggetto di attenta analisi e ricerca. Alla fine delle serie delle rappresentanze/agenzie inoltre, sia del subfondo relativo alle colonie (primo) che di qello relativo all'estero (secondo), sono stati inseriti gli elenchi sommari - dove disponibili - delle polizze delle diverse rappresentanze ed agenzie generali che attualmente si conservano. Per quanto attiene infine al subfondo delle pratiche varie relative all'estero, non essendoci la necessità di creare delle serie, gli incarti sono stati ordinati secondo la numerazione preesistente.
In un secondo momento, durante il riordino della documentazione del servizio organizazzione, sono state estrapolate da quest'ultimo le (poche) carte relative alle agenzie generali di Fiume e Pola che per la particolare vicenda storico/politica dei loro territori si è ritenuto opportuno collocarle in questo fondo; dell'agenzia generale di Zara, ad oggi, non è stata recuperata alcuna documentazione specifica. E' infine importante segnalare come, dalla lettura delle carte, emerga che la maggior parte degli archivi delle diverse rappresentanze ed agenzie (quest'ultime concesse dall'INA in appalto) in loco siano andati dispersi per le vicende belliche della seconda guerra mondiale.
Fondo della Rappresentanza INA per le Colonie e per l'Estero
Codice fondo: FO.RAPP