Art. 1 Costituzione e finalità

L’Archivio Storico è costituito per la salvaguardia della memoria storica e per l’identità della Società. Il patrimonio documentario viene messo a disposizione secondo le modalità di cui al Regolamento per la consultazione. Tale patrimonio comprende i documenti cartacei, elettronici, multimediali, le collezioni iconografiche, oggettistica e le fonti orali legate all’evoluzione dell’ex Ente di Stato – Istituto Nazionale delle Assicurazioni.

Art. 2   Struttura

L’Archivio Storico conserva e valorizza i Fondi archivistici prodotti dalla Direzione e da altri uffici della struttura periferica, i Fondi degli Enti predecessori ai quali l’Istituto sia subentrato, di Organismi diversi, famiglie, individui i quali abbiano versato documentazione o siano stati parte integrante dell’organizzazione o comunque complementari all’attività stessa dell’Ente; tutti i Fondi concorrono a formare un unico patrimonio documentario nel rispetto del principio di provenienza. Il Responsabile dell’Archivio Storico indica le norme per la conservazione permanente e presiede – di diritto – la Commissione di scarto, costituita ai sensi dell’art. 5.

Art. 3   Natura giuridica

L’Archivio Storico è un archivio privato dichiarato di notevole interesse storico dalla Soprintendenza Archivistica del Lazio con decreto del 21 novembre 1992.

Art. 4   Mansioni

• Sono di competenza dell’Archivio Storico: L’acquisizione dei documenti dall’archivio di deposito con distinta di carico. L’operazione di presa in carico e di conservazione fisica si riferisce ai documenti prodotti dai soggetti di cui all’art. 2 nel rispetto delle norme archivistiche per la tutela della loro integrità e autenticità, garantendone altresì il rispetto della provenienza e del contesto. Per acquisizione si intende ulteriormente la possibilità di svolgere attività per entrare in possesso di:
  1. archivi privati prodotti da personalità legate all’attività dell’Istituto o comunque a questa collegabili
  2. testimonianze orali e multimediali
  3. materiale iconografico ed oggettistica collegabile con l’attività svolta.
• L’inventariazione – e ove necessario Il riordino – secondo le regole internazionali.
• L’organizzazione dei servizi di consultazione regolando l’accesso e la fruizione del patrimonio documentario.
• La valorizzazione del patrimonio documentario – anche in accordo con altri settori del Gruppo Generali – rivolta all’approfondimento scientifico delle fonti. In tale contesto si inseriscono:
  1. la pubblicazione di inventari ed altri strumenti che permettano la migliore fruizione dei giacimenti documentari
  2. i resoconti periodici al dirigente di settore sui lavori e sull’attività di consultazione per la successiva informativa alla Soprintendenza Archivistica per il Lazio
  3. i rapporti con gli Archivi storici di tutte le Società del Gruppo per l’armonizzazione degli strumenti di corredo dei Fondi e per la migliore fruizione del patrimonio documentario globale
  4. la divulgazione di iniziative rivolte al personale interno e al pubblico esterno
  5. le relazioni con Autorità ed Associazioni nazionali ed internazionali per iniziative culturali del settore.
• La consulenza per l’archiviazione corrente e specificatamente:
  1. vigila sul corretto trasferimento dei documenti sotto la propria giurisdizione
  2. collabora per la definizione dei criteri del Manuale di Gestione
  3. provvede, se necessario in accordo con altri settori interni e del Gruppo, agli aggiornamenti del Massimario di conservazione e di scarto compreso il relativo regolamento. Cura la procedura per l’ottenimento delle relative approvazioni da parte della Soprintendenza Archivistica per il Lazio
  4. offre – ove richiesta – assistenza tecnica ai vari uffici in tema di conservazione, archiviazione, scarto e indicizzazione.

Art. 5   Commissione di scarto

È costituita una Commissione di scarto della quale fanno parte il Responsabile dell’Archivio Storico, un rappresentante del Servizio Personale e il Responsabile della gestione magazzini. La Commissione – che si riunisce in via ordinaria ogni anno – esamina le varie proposte di scarto pervenute dai vari Uffici produttori e ne verifica la congruità con il Massimario. In base al relativo Regolamento, provvede alla trasmissione della richiesta globale di scarto alla Soprintendenza Archivistica per il Lazio richiedendone l’approvazione.