La documentazione risultava conservata in più sedi: le logiche di formazione dell’Archivio Generali, infatti, come avviene nel caso degli archivi d’impresa, sono dipese dall’organizzazione interna, più che dal contesto normativo esterno, con un affidamento decentrato ai vari servizi e uffici dell’azienda. Tanti piccoli archivi, quindi, senza articolati sistemi di classificazione delle carte, tranne qualche eccezione (ramo vita e segreteria organizzazione).

In ogni caso va sottolineato che una attenta tenuta dell’archivio, per motivi legali ma anche di identità, è presente fin dalla fondazione di Generali: già nel Regolamento interno del 1832 era prevista una figura specifica, Angelo Rosmini, responsabile della corrispondenza, mentre per quanto riguarda i verbali direzionali, a partire dal 1° novembre 1832, vennero trascritti in volumi per obbligo aziendale.

Notizie archivistiche sparse permettono di seguirne la storia nell’arco di due secoli. Ad esempio, nel 1875 si parla della messa in sicurezza dell’archivio contro il rischio incendi e si cita l’utilizzo di un “magazzino” per la conservazione delle scritture contabili (copia delle chiavi al segretario generale Masino Levi e al registratore Davide Cusin). Nel 1886, nella progettazione di palazzo Geiringer, espressamente pensato per la Direzione centrale, fu costruita una stanza apposita, la “Cella”. Creata inizialmente per la custodia dei «titoli al portatore di ragione della Compagnia, in qualunque paese fossero stati emessi», perché con la solida porta blindata della Arnheim di Berlino il locale era considerato dalla Compagnia più sicuro dei caveau delle banche, negli anni accolse documenti di rilievo come verbali direzionali, libri sociali, documenti ottocenteschi e di pregio, che presero poi il posto dei valori.

Una tappa importante nella storia dell’Archivio si registra nel 1931, perché il centesimo anniversario di fondazione portò, tra le tante iniziative, alla raccolta di documenti di interesse che si conservano ancora oggi, come le polizze più antiche, la prima corrispondenza direttiva, fotografie e opuscoli, alla base del volume Il centenario delle Assicurazioni Generali 1831-1931, caposaldo della storiografia su Generali.

Nel Novecento le notizie sui diversi archivi, di Trieste e di Venezia, si infittiscono per diversi motivi, in primo luogo a seguito degli eventi bellici, che obbligarono la Compagnia a trasferire i documenti vitali e fondamentali per proseguire l’attività. All’agosto del 1914 risalgono i primi provvedimenti cautelativi per mettere al sicuro i depositi titoli a Vienna e garantire i contatti con le agenzie dell’Impero qualora Trieste fosse rimasta isolata. Due anni dopo la Direzione predispose il trasferimento della documentazione contabile, amministrativa e del ramo vita, temendo l’occupazione della città da parte delle truppe italiane. Nel gennaio del 1919 personale, valori e registri ritornarono in Italia e dai verbali risultano precise indicazioni sull’ordinamento dei titoli e sulla messa in sicurezza della “Cella”. Si provvide anche alla sistemazione di tutta la documentazione prodotta dalla sezione vita durante la guerra. Durante il secondo conflitto mondiale le Generali dovettero riorganizzare il lavoro sia in Italia che all’estero e fu opportuno spostare alcuni uffici con i relativi archivi in località più strategiche per le comunicazioni. I fondi dei rami veneti furono trasferiti a Stra, in provincia di Venezia, mentre gli archivi più importanti di Trieste furono spostati a Scodovacca, vicino a Cervignano del Friuli, nella tenuta agricola Chiozza.

Oltre alle notizie legate ai trasferimenti durante le guerre, in generale a partire dagli anni quaranta si fanno frequenti le memorie e le note interne con indicazioni sulla compilazione e tenuta delle scritture contabili, i cenni sui depositi, sulla conservazione e organizzazione dei documenti, e in particolare negli anni sessanta con la meccanizzazione del lavoro, note sui sistemi di decodifica e sulla gestione dell’archivio corrente in seguito a ristrutturazioni di ramo. Lacune di carattere fisiologico e conseguenti a eventi bellici hanno invece compromesso soprattutto la documentazione di natura tecnico-amministrativa di fine Otto-inizi Novecento.