Regolamento

PARTE PRIMA L’ARCHIVIO STORICO
Art. 1   Costituzione e competenze

L’Archivio Storico delle Assicurazioni Generali è un archivio privato posto sotto tutela e dichiarato di “notevole interesse storico” dalla Soprintendenza Archivistica per il Friuli Venezia Giulia con notifica del 23/09/1983. La dichiarazione emessa ai sensi del D.P.R. 1409/1963, ora innovato e rafforzato dal D.Lgs 42/2004, implica da parte della Compagnia l’obbligo di conservare, riordinare e inventariare l’archivio storico e di garantire la libera fruibilità delle fonti nel rispetto del D.Lgs 196/2003.

Art. 2   Struttura

L’Archivio Storico custodisce e mette a disposizione il complesso dei documenti prodotti, o acquisiti, delle Assicurazioni Generali durante lo svolgimento della propria attività. Esso è costituito dai documenti relativi agli affari esauriti da più di quarant’anni e destinati alla conservazione permanente a tutela degli interessi della Compagnia, a memoria della sua storia, a servizio della ricerca storico-scientifica.

Art. 3   Normativa

L’Archivio Storico opera e agisce in conformità alle leggi vigenti in materia di trattamento dei dati personali (D.Lgs 196/2003 Codice in materia di protezione dei dati personali e Provvedimento n. 8/P/2001 del 14/03/2001 Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti dei dati personali per scopi storici), in ottemperanza del D.Lgs 42/2004 Codice dei beni culturali e del paesaggio e successive modifiche o aggiornamenti e nel rispetto del presente Regolamento.

PARTE SECONDA CONSULTAZIONE E NORME DI CONDOTTA PER GLI UTENTI PRINCIPI GENERALI
Art. 4   Finalità e ambito di applicazione

Il presente Regolamento è volto a garantire il corretto utilizzo di dati relativi all’attività delle Assicurazioni Generali, acquisiti nell’esercizio della libera ricerca storica e del diritto allo studio e all’informazione, e che l’accesso ad atti e documenti si svolga nel rispetto dei diritti dei soggetti interessati.

Il Regolamento reca, altresì, i principi guida di comportamento degli utenti interni ed esterni che trattano per scopi amministrativi o storici dati conservati presso l’Archivio Storico. In particolare individua cautele per la raccolta, l’utilizzazione e la diffusione dei medesimi contenuti nei documenti.

Art. 5   Regolamentazione

Chiunque acceda a informazioni e documenti dell’Archivio Storico per scopi amministrativi o storici è tenuto al rispetto della normativa vigente riguardante il trattamento dei dati personali (D.Lgs 196/2003 e Provvedimento n. 8/P/2001 del 14/03/2001), i beni culturali (D.Lgs 42/2004) e successive modifiche o aggiornamenti, il diritto d’autore (L. 633/1941 e L. 248/2000) e del presente Regolamento.

ACCESSO E FRUIZIONE
Art. 6   Accesso

L’accesso è libero e gratuito, secondo la normativa vigente, per l’utenza esterna e interna.

L’utente è tenuto a compilare la richiesta di accesso relativamente a dati anagrafici del richiedente, qualifica, copia del documento d’identità, tema della ricerca e, per i laureandi e i dottorandi, lettera di presentazione del docente relatore della tesi. Essa implica l’assunzione di responsabilità da parte dell’utente nel trattamento e divulgazione dei dati secondo la normativa vigente, a tutela delle Assicurazioni Generali e dell’Archivio Storico.

La richiesta è valida per un anno solare e per più temi di ricerca e dovrà essere aggiornata in caso di variazioni rispetto a quanto dichiarato nella stessa.

Inoltre l’utente è tenuto ad apporre la propria firma sul registro delle presenze ogni volta acceda ai locali dell’Archivio Storico.

Art. 7   Consultazione

L’Archivio Storico garantisce l’accesso alla consultazione della documentazione secondo la normativa vigente e tenendo conto dello stato di riordinamento dei fondi archivistici.

All’utenza interna spetta il diritto di precedenza per il normale espletamento dell’attività lavorativa.

L’utente è tenuto a compilare la richiesta di consultazione, valida per una singola ricerca relativamente a dati del richiedente, tema della ricerca ed estremi della documentazione che si intende consultare (fondo, serie, faldone, ecc.).

Art. 8   Riproduzione

L’utente è tenuto a compilare la richiesta di riproduzione relativamente a dati del richiedente, tema della ricerca, tipo di riproduzione, estremi della documentazione che si intende riprodurre (fondo, serie, faldone, ecc.), finalità e quantità. La riproduzione è consentita per uso strettamente personale o per motivi di studio; il richiedente si impegna alla non divulgazione, diffusione e spaccio al pubblico delle copie ottenute.

La proprietà economico-letteraria di tutti i documenti prodotti o acquisiti nell’esercizio delle funzioni aziendali è di Assicurazioni Generali, pertanto si richiede una copia di quanto riprodotto.

L’autorizzazione per singola ricerca non è cedibile né trasferibile.

Art. 9   Pubblicazione

È necessario che l’utente abbia preventiva autorizzazione da parte dell’Archivio Storico, pertanto l’utente è tenuto a compilare la richiesta di pubblicazione relativamente a dati del richiedente, tema della ricerca, estremi della documentazione che si intende pubblicare (fondo, serie, faldone, ecc.), opera a stampa, rivista o periodico dove sarà pubblicata e a che titolo (personale o editore).

Sono permessi riassunti, citazioni e riproduzioni di brani estratti dalla documentazione per scopi personali di ricerca storico-scientifica e insegnamento; a fini editoriali è vietata la pubblicazione integrale salvo autorizzazione da parte dell’Archivio Storico.

La proprietà economico-letteraria di tutti i documenti prodotti o acquisiti nell’esercizio delle funzioni aziendali è di Assicurazioni Generali; l’utente si impegna a versare all’Archivio Storico copia di pubblicazioni o tesi elaborate su documenti dell’Archivio stesso.

Per lasciti, donazioni, deposito di materiale da parte di dipendenti o loro eredi che contenga documentazione definibile “opera creativa e frutto dell’ingegno” vige la normativa sul diritto d’autore.

I documenti oggetto di pubblicazione dovranno essere corredati da: indicazioni della struttura conservatrice (Archivio Storico Assicurazioni Generali), fondo e partizione di appartenenza, segnatura archivistica, busta, fascicolo, titolo. Inoltre dovrà essere riportata la menzione “su autorizzazione dell’Archivio Storico Assicurazioni Generali” e l’esplicita avvertenza del divieto di ulteriore riproduzione o duplicazione con qualsiasi mezzo.

Art . 10   Norme comportamentali

L’utenza è tenuta a depositare negli appositi armadietti: borse, bagagli, soprabiti, ombrelli, cartelle, custodie dei pc e altri effetti personali. Non sono ammessi nella sala di consultazione: telefoni cellulari, cibi, bevande e qualsiasi genere di oggetti e sostanze che potrebbero danneggiare i documenti; apparecchi utilizzabili per qualsiasi tipo di riproduzione e registrazione.

Inoltre è vietato: smembrare e modificare la naturale sedimentazione delle carte; appoggiarsi, scrivere e sottolineare sul materiale consultato; alterare, piegare e danneggiare i supporti dei documenti; danneggiare o rimuovere sigilli, nastri e legature di qualsiasi genere; consultare o riprodurre documentazione richiesta da altri utenti; riprodurre la documentazione senza l’autorizzazione del responsabile.

Nel maneggiare la documentazione l’utenza è tenuta all’uso dei guanti messi a disposizione dall’Archivio Storico.

È consentita la consultazione di un pezzo alla volta.

Non viene evasa la richiesta di documentazione già in consultazione o a tal fine trattenuta in deposito.

Art. 11   Sanzioni

Eventuali comportamenti difformi da quanto stabilito dal presente regolamento decreteranno la revoca dell’autorizzazione all’accesso e alla consultazione, nonché l’eventuale applicazione della normativa civilistica riguardante il risarcimento del danno.

SERVIZI A DISPOSIZIONE DELL’UTENZA
Art. 12   Modalità di accesso

L’accesso è consentito previo appuntamento, dal lunedì al giovedì 09:30-12:30/14:30-16:30 e il venerdì 09:30-12:00.

Art. 13   Strumenti a disposizione dell’utenza

L’Archivio Storico mette a disposizione dell’utenza una sala di consultazione, un deposito per gli effetti personali, una postazione pc e gli strumenti per la ricerca archivistica.

Art. 14   Fruizione

Tutti i fondi sono liberamente consultabili nei termini consentiti dalle leggi vigenti, salvo diverse disposizioni da parte dell’Archivio Storico.

La documentazione è a disposizione sia dell’utenza interna che esterna per la consultazione solo presso i locali dell’Archivio Storico secondo il presente Regolamento.

Il materiale richiesto per la consultazione è messo a disposizione dell’utenza secondo la disponibilità dei depositi e la possibilità di impiego dei locali presso l’Archivio Storico.