L’Archivio Storico garantisce l’accesso alla consultazione delle fonti secondo la normativa vigente.
Il personale addetto all’Archivio ha il dovere di attenersi alle norme previste dal Codice di deontologia definito dal Garante per la protezione dei dati personali (Provvedimento n.8/P del 14 marzo 2001, artt. 1 e 5 e futuri aggiornamenti e variazioni). La stessa normativa deve essere rispettata dagli Utenti.
L’accesso alla consultazione è ammesso, oltre che per il personale del Gruppo Generali, anche per i ricercatori esterni. Per i laureandi è necessaria una lettera di presentazione del docente relatore della tesi.
Nella domanda di accesso l’utente deve descrivere le finalità della ricerca e le modalità per il suo svolgimento.
La domanda prevede da parte del consultatore:
Ulteriori disposizioni potranno essere adottate dalla Direzione dell’Archivio nell’ambito della normativa vigente.
Per accedere alla Sala di consultazione le autorizzazioni si differenziano tra accesso libero per i fondi aperti alla consultazione, accesso speciale e fruizione del servizio di informazione; in alcuni casi secondo le esigenze della Società possono essere adottate cautele consistenti nella sospensione dalla consultazione di singoli documenti o fascicoli, oppure nel divieto di riproduzione. Le modalità sono predisposte dalla Direzione dell’Archivio dandone opportuna comunicazione ai ricercatori.
La sala di consultazione è aperta secondo gli orari e le modalità predisposti annualmente dalla Direzione dell’Archivio con pubblicazione sul sito istituzionale.
Per facilitare la ricerca, gli addetti alla sala consultazione mettono a disposizione gli strumenti di corredo. Una volta identificati i pezzi da esaminare, l’utente è tenuto a fare domanda su apposito modulo, fermo restando che saranno evase prioritariamente tutte le richieste provenienti dall’interno dell’Azienda. Il materiale documentario in consultazione può essere lasciato a disposizione dello studioso fino a cinque giorni dalla data di richiesta. La Direzione dell’Archivio può comunque, nel caso di assenza dello studioso, permettere la consultazione dei pezzi in deposito ad altro studioso fermo restando l’impegno di riammetterli nel deposito al termine della giornata.
Nella sala di consultazione è vietato introdurre cappotti, soprabiti, borse, cartelle e altri contenitori, pertanto l’utente deve depositare il tutto negli appositi armadi. E’ consentito l’uso di particolari attrezzature di proprietà dell’Utente con il consenso della Direzione dell’Archivio. Lo studioso non deve alterare l’ordine e l’integrità della documentazione; nel caso in cui il materiale documentario venga danneggiato, l’utente potrà essere allontanato (temporaneamente o definitivamente) dalla Sala di consultazione e nei casi più gravi denunciato all’autorità giudiziaria.
E’ concessa – secondo la normativa vigente – la riproduzione dei documenti limitata al tema della ricerca e per uso personale. Per quanto riguarda la citazione, il riassunto e la riproduzione di brani estratti dai documenti, per scopi di ricerca e di insegnamento, l’archivio storico concede l’uso e al tempo stesso chiede che tale utilizzo venga corredato dall’esplicito riferimento al fondo archivistico. La possibilità di riproduzione in fotocopia o in formato digitale non consente alcun diritto di proprietà artistica o letteraria di fronte a terzi. Ogni altra richiesta dovrà essere autorizzata dalla Direzione dell’Archivio. La stessa autorizzazione dovrà essere richiesta sia nel caso della pubblicazione integrale dei documenti che per ogni altro scopo editoriale. Per i fondi versati di cui all’ art. 2 del regolamento dell’archivio storico, limitatamente ai soggetti diversi dall’Istituto, vige la disciplina del diritto d’autore.
I comportamenti di trascuratezza e inosservanza delle norme regolamentari (artt. 1, 2, 6) implicano la non accettazione di ulteriori richieste di accesso.